Comment nous avons conçu le programme des UX-Days 2017

 
« Ça n’a pas été une mince affaire », « J’ai hâte que le programme soit annoncé », « Y aura des déçus, c’est sûr », « On ajoute un 3e jour? », « Il est loin le temps où on avait 30 propositions »… C’est ce qu’on pouvait entendre sur la ligne d’arrivée du parcours réalisé par la team Flupa pour définir le programme du 6e Flupa UX Days, les 8 et 9 juin prochain.

Une démarche engageante

Un peu comme un triathlon, soutenu et rythmé, qui a vu se succéder trois grands moments : une pré sélection par l’équipe en charge du programme, un vote par tous les membres de la team UX-Days puis la construction du programme pour aménager les unes par rapport aux autres les conférences des heureux orateurs reçus. On n’a pas autant transpiré qu’un tri-athlète qui aurait mouillé sa combi, son maillot et ses chaussettes mais quand s’en mêlent les débats passionnés, les envies de chacun et l’attente du public qu’on ne veut pas décevoir, la température monte. Et celle-ci permet justement au programme d’être cuisiné à point.

 CC0 Public Domain Photo : Unsplach (unsplash.com)

Les échanges ont été à la mesure des engagements de chaque personne de la team, à la mesure de leur responsabilité d’organiser un événement de qualité. Ce statut impose des devoirs (consacrer du temps, réfléchir, rédiger, organiser, trancher) qui pèsent. Mais finalement pas autant que le plaisir à partager sa vision de l’univers UX et à organiser les rencontres. Voire même, à oser penser que nous avons la liberté d’imprimer aux balbutiements actuels vécus sur tout le territoire, nos couleurs, nos expériences et nos envies.
Précisons tout de même que définir une programmation d’un événement d’envergure n’est pas uniquement un champ de bataille. Il y a en effet des thèmes qui s’imposent naturellement. Soit parce qu’ils sont dans l’air du temps, qu’on en parle souvent et que Flupa ne s’est pas encore prononcé dessus. Nous souhaitons alors donner notre tonalité, notre compréhension du sujet à travers un prisme particulier. Soit au contraire, on n’en parle pas assez et il est temps d’y braquer une lumière bienveillante et innovante.
Dans les deux cas, les membres de l’équipe se font aussi les échos des demandes exprimées lors de l’édition précédente ou lors d’autres rencontres informelles. Etre à l’écoute, c’est aussi comme ça que se définissent les envies et se construit un programme.

Etre à l’écoute

Cela n’a d’ailleurs pas toujours été comme cela. Par exemple, l’appel à ateliers existe uniquement depuis deux ans. Là aussi nous avons souhaité donner la parole à des orateurs qui souhaitaient partager leur méthodologie voire tester de nouvelles approches. Auparavant, lorsque nous avons fait évoluer le format des UX-Days en créant une journée entière d’ateliers, cette journée était en quelque sorte notre « chasse gardée ». Nous pensions que pour respecter notre exigence de qualité vis-à-vis du public en termes d’apprentissage et d’interactions, nous devions tout maîtriser. Mais l’engouement exprimé à ce sujet, nous a fait sortir de nos habitudes. Et il se trouve que cette année, les propositions d’ateliers ont naturellement été le reflet de nos attentes. Sans le dire, nous avons eu les sujets que nous souhaitions. Quelle sensation que nos envies soient en phase avec celles du public et des professionnels.  Encore merci !
Nous nous gardons tout de même  le privilège de vous proposer 3 orateurs invités, un pour la journée d’atelier et 2 orateurs pour la journée de conférence. Concernant cette dernière, nous veillons aussi à toujours proposer un orateur francophone et un autre anglophone. L’UX-Days c’est aussi l’occasion de dépasser les frontières pour enrichir notre vision française et mieux comprendre comment nous nous situons.

Une démarche en plusieurs étapes

Monter un programme (UX ou autre d’ailleurs), c’est le rendre cohérent, logique et fluide. C’est pourquoi une ligne éditoriale est définie en amont par l’équipe en charge de la programmation. Composée de 6 personnes, elle a pour mission de lister ses envies mais aussi d’être à l’écoute des thèmes du moment ou des attentes des professionnels. Il est important qu’un cadre soit posé. Cette année, nous avons reçu 150 propositions. Chacune des 6 personnes a fait ses propres commentaires sur toutes les propositions avant de les partager avec les autres.
Un premier filtre a ainsi eu lieu qui a aboutit à une pré sélection de 27 conférences longues et 19 conférences courtes soumises au vote de la team. Ensuite a donc eu lieu le vote individuel des 22 membres de la team à travers des notes de 1 à 10.
Cette sélection en 2 temps a été mise en place lorsque le nombre de propositions reçues a explosé car il était matériellement impossible de faire lire à tous, chacun des résumés de proposition. Cela n’aurait pas été efficace et nous n’aurions jamais tenu les délais. Suite au vote de la team, l’équipe programmation s’est donc attachée à lister ceux qui avaient recueillis les meilleures notes et à les organiser au sein des deux journées en thèmes pour aboutir à un programme cohérent. Une phase non dénuée d’ultimes débats lorsque des ex-aequo apparaissaient par exemple.

Les critères de choix

Les membres du board ont noté librement les sujets et se sont attachés par exemple à rechercher les plus inspirants, ceux qui abordent de manière nouvelle d’anciennes thématiques ou qui mixent des sujets différents avec un angle d’attaque suscitant la curiosité. Une notation libre sans critère formel et très précis. Rappelons qu’il s’agissait rien de moins que d’être le bon orateur, avec le bon sujet, au bon moment et dans le bon événement. Un réel défi pour tous ceux qui ont proposé des sujets et ceux qui ont été chargés de les sélectionner et les programmer de manière cohérente.
Nous avons pu constater que la diversité des profils composant la team en général et l’équipe programmation en particulier ont été la garantie de débats ouverts et d’une sensibilité variée quant aux sujets traités.
Bien sûr, il faut avouer que notre enthousiasme a été parfois mis en berne par des descriptifs trop peu précis alors que le titre était très engageant. A ce sujet, nous vous rappelons que la zone commentaire du formulaire était faite pour ça. Elle n’a pas été suffisamment exploitée, alors n’hésitez pas la prochaine fois.
La qualité attendue par nos auditeurs nous incite paradoxalement à prendre des paris « mesurés » mais aussi à oser aller au-delà de notre zone de confort. Ce qui laisse alors peu de place aux propositions qui ne nous embarquent pas assez loin ou qui font trop briller leur orateur (ou leur entreprise). Et puis d’ailleurs, si les efforts sont portés sur le contenu et qu’il est impactant, nul doute le porteur du message devrait l’être aussi naturellement.
Au final, nous ne savons pas si nous avons toutes les couleurs de l’arc en ciel (à vous d’en juger), mais le programme comporte un mot de bienvenue, 8 conférences longues, 8 conférences courtes, 2 keynotes, 6 pauses et 20 ateliers. Un concentré de ce qui nous semble le meilleur pour cette année et pourquoi pas déclencher des choses en vous.
Nous serons ravis de vous accueillir.
 
La team Flupa