Faire partie du conseil d’administration de Flupa ou d’autres instances actives de l’association (responsables d’antennes ou organisateurs des UXDays par exemple) est un engagement. Il nous semble nécessaire d’informer au maximum les candidats sur les besoins de Flupa ainsi que les fonctions à occuper qui permettent à l’association de fonctionner.

 1. Par qui est faite Flupa ?

  • par des femmes et des hommes passionnés ;
  • encore en formation, issus de formations différentes et occupant des postes différents (UX ou UI Designer, Lead UX, UX researcher, consultant UX, PO, chef de projet UX, DA…), dans des organismes différents (agences, annonceurs, institutions, freelance) ;
  • ayant des compétences propres à leur métier et/ou développées selon la curiosité de chacune et chacun, au cours de leur carrière. Mais toutes et tous ont une conviction : l’UX doit prendre une place encore plus importante ;
  • tous sont bénévoles, il n’y a aucun employé permanent au sein de l’association. Il ne s’agit pas de « professionnels » du milieu associatif. Certains découvrent ce milieu, d’autres ont déjà plusieurs années d’ancienneté au sein de Flupa, d’autres ont eu des expériences dans d’autres associations ;
  • les membres actifs sont à la fois des juniors, certains tout juste diplômés ou des seniors avec plus de 10 ou 15 ans d’expérience. Certains ont connu ce métier dès le début de leur carrière, d’autres après une reconversion ;
  • les membres actifs sont dispersés géographiquement (une capacité à entretenir une communication saine et constructive à distance est donc indispensable). 

2. Les besoins de Flupa ?

Ce qui relie tous ces profils hétéroclites est l’envie de remplir les missions de Flupa (faire se rencontrer les professionnels de l’UX et promouvoir la démarche UX auprès d’autres publics) via une collaboration saine. 

Ses efforts se traduisent par un nombre croissant de personnes intéressées par les activités de Flupa. Ainsi près de 9000 personnes sur Meetup suivent notre actualité et près 1500 discutent sur les différents channels de notre Slack. 

Flupa fait donc appel à celles et à ceux qui souhaiteraient nous aider à réaliser les actions nécessaires pour répondre aux attentes des professionnels mais aussi proposer leurs idées, si elles jugent qu’elles sont en accord avec les missions de l’association.

Les postes à pourvoir sont :

    1. Les membre du Conseil d’Administration (CA) : ce sont 14 personnes physiques maximum qui participent à l’animation de l’association et à sa gouvernance, en prenant en charge un des pôles de responsabilités ou en étant actif dans un pôle précis :
      • Organisateur des UX Days avec une équipe dédiée
      • Organisateur de l’UX Camp avec une équipe dédiée
      • Responsable ou membre actif du pôle Antennes
      • Responsable ou membre actif du pôle Communication
      • Responsable ou membre actif du pôle Web
    1. Les membres du Bureau (ils font partie du CA): ce sont des personnes physiques (maximum 6) qui représentent l’association. Le bureau est constitué d’au moins un(e) président(e), un(e) trésorier(e) et un(e) secrétaire. Et peut être composé également d’un(e) vice-président(e), un(e) trésorier(e) et un(e)secrétaire.
    2. Les responsable d’antennes : ce sont des personnes physiques qui soutiennent l’association en animant une des antennes en France, Belgique, Suisse, Luxembourg, Québec. Il doit y avoir 1 responsable par antenne.
    3. Bénévoles : ce sont des personnes physiques qui participent à l’animation de l’association sans être responsable, en aidant le CA, les responsables d’antenne et/ou à l’accomplissement des tâches d’un pôle de responsabilités et/ou à l’animation d’un événement d’envergure national (ex. : UX Days, UX Camp).

Le conseil d’administration se réunit une fois par mois (via une plateforme de discussion à distance) afin notamment d’assurer le fonctionnement et l’évolution de l’association, de discuter et de valider des actions à mener, de prendre certaines décisions. Les responsables d’antennes se réunissent également une fois par mois afin de partager les événements passés et futurs de leur antenne entre eux.

Les missions des postes détaillées :

Président

  • représente l’association devant ses partenaires ou les tribunaux ;
  • agit en justice pour défendre les intérêts de l’association ;
  • communique au nom de l’association dans la presse, les médias, et avec les adhérents ;
  • assure la tenue des réunions et anime les débats ;
  • motive les bénévoles lors des actions menées par l’association ;
  • recherche ses financements pour réaliser les objectifs de l’association ;
  • veille à l’application des décisions prises en conseil d’administration ou en assemblée générale ;
  • veille à la bonne marche de l’association : administration, moyens logistiques, moyens humains, gestion de l’équipe.

 

Trésorier

  • encaisse les cotisations versées par les membres ;
  • fait le suivi des dépenses et classe les pièces justificatives y afférentes ;
  • classe et archive les documents ;
  • sécurise les mouvements de fonds et les flux financiers : dépenses, remboursements de frais, investissements, salaires, prestations de services, etc.
  • gère le compte bancaire (suivi des dépenses de la banque) et joue le rôle d’interlocuteur auprès de la banque ;
  • gère les relations financières en interne et avec les tiers ;
  • produit et diffuse l’information financière ;
  • participe à l’élaboration des dossiers de demande de subvention, notamment le budget prévu pour chaque activité ;
  • établit les comptes annuels et le bilan financier.

 

Secrétaire

  • traite tous les courriers : donne une réponse à toutes les demandes et doléances ;
  • transmet à l’organe compétent les courriers qui nécessitent une concentration particulière ;
  • liste tous les adhérents (nom, prénoms, coordonnées…) ;
  • rédige des notes d’information à destination des adhérents (en collaboration avec le pôle COMM);
  • déclare à la préfecture la liste des membres du bureau ainsi que toute modification qui intervient dans la vie de l’association (transfert du siège social, changement de dirigeant…) ;
  • publie au journal officiel — dans les délais impartis — les modifications statutaires ;
  • organise et planifie les réunions : assemblées générales, conseil d’administration, comité directeur, bureau ;
  • informe tous les membres de la tenue d’une réunion dans un délai raisonnable (par courrier, par voie d’affichage ou par mail) ;
  • veille au respect du suivi de l’ordre du jour établi (et du temps imparti à chaque point abordé) ;
  • rédige les comptes-rendus de réunion ;
  • tiens à jour tous les registres de l’association.

 

Responsable d’antenne :

  • représente Flupa ;
  • est un relai entre le CA (responsable du pôle antennes) et les personnes localement ;
  • s’engage à organiser au moins 2 événements dans l’année ;
  • s’entoure d’une équipe pour animer et organiser des évènements ;
  • est force de proposition et peut apporter des idées et des projets.

Consulter la charte Antennes : https://docs.google.com/document/d/1QTfRAXAHnvqwvLEDFOTcwIIrmS8ln1g8-asaSHqB-BI/edit?usp=sharing

Responsable du pôle antennes (il peut y avoir plusieurs personnes pour ce poste) :

  • aide les responsables d’antennes à faire évoluer leur antenne ;
  • favorise le partage d’informations et de bonnes pratiques entre toutes les antennes ;
  • propose des événements à réaliser dans les antennes (challenge inter-antennes, World Usability Day, etc.)

 

Responsable web (il peut y avoir plusieurs personnes pour ce poste) :

  • s’assure que les sites web Flupa, UX Days, etc. sont fonctionnels et mis à jour ;
  • gère avec son équipe l’hébergement de celui-ci ;
  • s’entoure d’une équipe pour gérer les sites ;
  • est force de proposition et peut apporter des idées et des projets.

 

Responsable communication (il peut y avoir plusieurs personnes pour ce poste) :

  • met en place un plan de communication sur les différents média Flupa (Twitter, Facebook, Linked In, etc.) ;
  • gère la rédaction avec son équipe des textes et la création des visuels de communication (site web, réseaux sociaux, newsletters, etc.) ;
  • s’entoure d’une équipe pour gérer la communication externe ;
  • est force de proposition et peut apporter des idées et des projets.

3. Comment se porter candidat ?

Pour postuler il suffit simplement de remplir le formulaire accessible ici : https://forms.gle/e1QJteTETSMiC7uVA avant le 22 septembre, 23h59.

Différentes choses vous seront demandées, notamment des infos sur votre parcours et motivations à rejoindre l’association. 

Et bien sûr d’être à jour de votre cotisation Flupa le jour où vous vous portez candidat. Et pour adhérer à l’association, c’est ici : http://flupa.eu/adherer/

4. Vote durant l’assemblée générale

L’Assemblée Générale aura lieu le 6 octobre 2020 en visio-conference.

Elle se déroulera en 2 phases. Tout d’abord, après l’écoute du bilan moral et financier de l’association puis après la réalisation de certains votes potentiels, tous les membres à jour de cotisation seront invités à élire les 14 membres du nouveau conseil d’administration.

Ensuite, ces 14 membres éliront parmi eux les membres du bureau obligatoires : président(e), secrétaire, trésorier(e) et recommandés : vice-président(e), vice-secrétaire, vice-trésorier(e). Ils éliront ensuite les responsables d’antennes.

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