Faire partie du conseil d’administration de Flupa ou d’autres instances actives de l’association (responsables d’antennes ou organisateurs des UX Days par exemple) est un engagement. Il nous a semblé nécessaire de vous informer au maximum sur ce qui est attendu, sur différents points structurants de la vie chez Flupa. Notamment sur les profils des personnes faisant vivre l’association, avec quel état d’esprit nous collaborons et les types de fonctions sur lesquelles on peut postuler afin de permettre à Flupa de fonctionner.

Nous vous invitons à remplir l’un des deux formulaires ci-dessous ou les deux, il arrive très souvent qu’un membre du CA soit également responsable ou organisateur d’une antenne :

Attention ! Clôture de l’appel à candidature : le 21/09/21, 23h59

1. Par qui est fait Flupa ?

Des femmes et des hommes passionnés.

Issus de formations différentes et occupant des postes différents (UX ou UI Designer, Lead UX, UX researcher, consultant UX, PO, chef de projet UX, DA…), dans des organismes différents (agences, annonceurs, institutions, freelances).

Ayant des compétences propres à leur métier et/ou développées selon la curiosité de chacune et chacun, au cours de leur carrière. Mais toutes et tous ont une conviction : l’UX doit prendre une place encore plus importante.

Tous sont bénévoles, il n’y a aucun permanent employé au sein de l’association. Il ne s’agit pas de « professionnels » du milieu associatif. Certains découvrent ce milieu, d’autres ont déjà plusieurs années d’ancienneté au sein de Flupa, d’autres ont eu des expériences dans d’autres associations.

Les membres actifs sont à la fois des juniors, certains tout juste diplômés ou des seniors avec plus de 10 ou 15 ans d’expérience. Certains ont connu ce métier dès le début de leur carrière, d’autres après une reconversion.

Les membres actifs sont dispersés géographiquement (une hygiène de communication est donc indispensable).

2. Les projets et fonctions pour la mandature 2021-2022

Si le mandat 2020-2021 a été une année compliquée pour Flupa (comme pour beaucoup d’organisations et de personnes), nous avons réalisé plusieurs actions :

Réalisation des UX Days 100 % en ligne : Flupa est fière d’affirmer que ce mandat s’achève sur ce succès. Cette nouvelle version sur 5 jours a réuni plus de 780 personnes à travers 11 conférences et 5 ateliers ! Fait par une équipe de bénévoles Flupa de 24 personnes dédiée à ce projet.

Nouveau format, nouvelle manière de faire : nous avons par exemple ajouté, sous forme de capsules vidéos disponibles toute la semaine, des interviews d’experts de l’étranger qui nous ont donné leur vision de l’UX dans un contexte de crise sanitaire. 

Nous avons donné des temps d’échange supplémentaires en visio entre les participants et les orateurs.

Nouveau site Flupa (redesign ergonomique et graphique) fait par la team Web : Gianni et Aurélien

Changement de plateforme associative (on est chez Helloasso maintenant) pour avoir des adhésions glissantes et un mail automatique envoyé avant la fin de l’adhésion : fait par Angy, Aurélien et des membres bénévoles d’Experiencis

Des événements en ligne sur la plateforme Livestorm (conférences, table rondes et ateliers). Organisés par les bénévoles des antennes (responsables et organisateurs).

Projet UXMAS. Fait par le collectif XBAND et les bénévoles Flupa.

etc.

D’autres projets seront à définir très prochainement (2021 – 2022) : 

• Des nouveaux formats de meetup (pourquoi pas remettre au goût du jour les journées thématiques), 
• l’amélioration du processus d’onboarding des membres, 
• Comment associer les entreprises aux activités de Flupa 
• Comment mieux guider les professionnels de l’UX…

Flupa fait donc appel à celles et à ceux qui souhaiteraient nous aider à porter ces projets mais aussi qu’elles n’hésitent pas à proposer leurs idées.

Composition du conseil d’Administration

Les postes à pourvoir sont :

• Les membres du Conseil d’Administration (CA) : ce sont 14 personnes physiques maximum qui participent à l’animation de l’association et à sa gouvernance, en prenant en charge un des pôles de responsabilités ou en étant actif dans un pôle précis :
• • Organisateur des UX Days avec une équipe dédiée
  • Organisateur de l’UX Camp avec une équipe dédiée
  • Responsable ou membre actif du pôle Antennes
  • Responsable ou membre actif du pôle Communication
  • Responsable ou membre actif du pôle Web
• Les membres du Bureau (ils font partie du CA): ce sont des personnes physiques (maximum 6) qui représentent l’association. Le bureau est constitué d’au moins un(e) président(e), un(e) trésorier(e) et un(e) secrétaire. Et peut être composé également d’un(e) vice-président(e), un(e) trésorier(e) et un(e)secrétaire.
• Les responsables d’antennes : ce sont des personnes physiques qui soutiennent l’association en animant une des antennes en France, Belgique, Suisse, Luxembourg, Québec. Il doit y avoir 1 responsable par antenne.
• Bénévoles : ce sont des personnes physiques qui participent à l’animation de l’association sans être responsable, en aidant le CA, les responsables d’antenne et/ou à l’accomplissement des tâches d’un pôle de responsabilités et/ou à l’animation d’un événement d’envergure national (ex. : UX Days, UX Camp).

Le conseil d’administration se réunit une fois par mois (via une plateforme de discussion à distance) afin notamment d’assurer le fonctionnement et l’évolution de l’association, de discuter et de valider des actions à mener, de prendre certaines décisions. Les responsables d’antennes se réunissent également une fois par mois afin de partager les événements passés et futurs de leur antenne entre eux.

Les missions des postes détaillées :

Président : 

• représente l’association devant ses partenaires ou les tribunaux ;
• agit en justice pour défendre les intérêts de l’association ;
• communique au nom de l’association dans la presse, les médias, et avec les adhérents ;
• assure la tenue des réunions et anime les débats ;
• motive les bénévoles lors des actions menées par l’association ;
• recherche ses financements pour réaliser les objectifs de l’association ;
• veille à l’application des décisions prises en conseil d’administration ou en assemblée générale ;
• veille à la bonne marche de l’association : administration, moyens logistiques, moyens humains, gestion de l’équipe.

Trésorier : 

• encaisse les cotisations versées par les membres ;
• fait le suivi des dépenses et classe les pièces justificatives y afférentes ;
• classe et archive les documents ;
• sécurise les mouvements de fonds et les flux financiers : dépenses, remboursements de frais, investissements, salaires, prestations de services, etc.
• gère le compte bancaire (suivi des dépenses de la banque) et joue le rôle d’interlocuteur auprès de la banque ;
• gère les relations financières en interne et avec les tiers ;
• produit et diffuse l’information financière ;
• participe à l’élaboration des dossiers de demande de subvention, notamment le budget prévu pour chaque activité ;
• établit les comptes annuels et le bilan financier.

Secrétaire : 

• traite tous les courriers : donne une réponse à toutes les demandes et doléances ;
• transmet à l’organe compétent les courriers qui nécessitent une concentration particulière ;
• liste tous les adhérents (nom, prénoms, coordonnées…) ;
• rédige des notes d’information à destination des adhérents (en collaboration avec le pôle COMM);
• déclare à la préfecture la liste des membres du bureau ainsi que toute modification qui intervient dans la vie de l’association (transfert du siège social, changement de dirigeant…) ;
• publie au journal officiel — dans les délais impartis — les modifications statutaires ;
• organise et planifie les réunions : assemblées générales, conseil d’administration, comité directeur, bureau ;
• informe tous les membres de la tenue d’une réunion dans un délai raisonnable (par courrier, par voie d’affichage ou par mail) ;
• veille au respect du suivi de l’ordre du jour établi (et du temps imparti à chaque point abordé) ;
• rédige les comptes-rendus de réunion ;
• tient à jour tous les registres de l’association.

Responsable du pôle antennes (il peut y avoir plusieurs personnes pour ce poste) :

• aide les responsables d’antennes à faire évoluer leur antenne ;
• favorise le partage d’informations et de bonnes pratiques entre toutes les antennes ;
• propose des événements à réaliser dans les antennes (challenge inter-antennes, World Usability Day, etc.)

Responsable web (il peut y avoir plusieurs personnes pour ce poste) :

• s’assure que les sites web Flupa, UX Days, etc. sont fonctionnels et mis à jour ;
• gère avec son équipe l’hébergement de celui-ci ;
• s’entoure d’une équipe pour gérer les sites ;
• est force de proposition et peut apporter des idées et des projets.

Responsable communication (il peut y avoir plusieurs personnes pour ce poste) :

• met en place un plan de communication sur les différents média Flupa (Twitter, Facebook, Linked In, etc.) ;
• gère la rédaction avec son équipe des textes et la création des visuels de communication (site web, réseaux sociaux, newsletters, etc.) ;
• s’entoure d’une équipe pour gérer la communication externe ;
• est force de proposition et peut apporter des idées et des projets.

Composition des antennes 

Il y a actuellement 19 antennes Flupa. Chacune a un responsable d’antenne et un ou plusieurs organisateurs pour l’aider. Chaque personne pour voter pour un nouveau responsable d’antenne qui se présente ou voter pour le responsable d’antenne actuel si il se représente. Le responsable d’antenne ne fait pas partie du Conseil d’administration mais restera en lien avec celui via le pôle Antennes.

Responsable d’antenne :

• représente Flupa ;
• est un relai entre le CA (responsable du pôle antennes) et les personnes localement ;
• s’engage à organiser au moins 2 événements dans l’année ;
• s’entoure d’une équipe pour animer et organiser des évènements ;
• est force de proposition et peut apporter des idées et des projets.

Vous pouvez retrouver dans ce document ce qui est attendu de la part de Flupa vis à vis du responsable d’Antenne ainsi que les aides que Flupa accorde en retour.

3. Nos valeurs

Faire collaborer des profils hétéroclites, n’est pas une mince affaire. C’est pourquoi, il est important d’adopter une certaine attitude. Voici les qualités qui vous seront demandées : 

• Être en recherche de solutions.
• Faire profiter les autres sans donner des leçons.
• Faire preuve de prise de recul et de tempérance, particulièrement dans les échanges écrits. 
• Oser poser des questions si quelque chose n’est pas clair ou si on a pas de mission précise. Demander de l’aide si nécessaire.
• Se mettre d’accord sur les tâches à réaliser pour l’accomplissement d’un objectif. Et respecter les délais qu’on s’est fixés.
• Tout le monde a droit à l’erreur, surtout s’il y a eu absence de consignes/règles claires sur le point concerné par l’erreur.
• Se demander si nos actions sont éthiques (de manière générale et par rapport à la législation RGPD récente).
• Toujours avoir le réflexe de lire le compte rendu : il est toujours un document de référence sur les actions à mener et délais

4. Posez votre candidature

Une question à poser ? Une envie à confirmer ? Vous pouvez bien sûr contacter (info@flupa.eu) l’un des membres du CA actuel pour en savoir plus. Elle ou il prendra le temps de discuter avec vous !

Bien sûr, le jour où vous candidaterez, soyez à jour de votre cotisation Flupa ;-).

Nous vous invitons à remplir l’un des deux formulaires ci-dessous ou les deux, il arrive très souvent qu’un membre du CA soit également responsable ou organisateur d’une antenne :

Attention ! Clôture de l’appel à candidature : le 21/09/21, 23h59

5. Vote durant l’assemblée générale

L’Assemblée Générale aura lieu le 28 septembre 2021 en visio-conference.
Elle se déroulera en 2 phases. Tout d’abord, après l’écoute du bilan moral et financier de l’association puis après la réalisation de certains votes potentiels, tous les membres à jour de cotisation seront invités à élire les 14 membres du nouveau Conseil d’Administration.
Ensuite, ces 14 membres éliront parmi eux les membres du bureau obligatoires : président(e), secrétaire, trésorier(e) et recommandés : vice-président(e), vice-secrétaire, vice-trésorier(e). Les membres éliront ensuite les responsables d’antennes.