Tout d’abord, Flupa vous présente ses meilleurs voeux 2018 : que cette nouvelle année vous procure de belles expériences, inspirantes et riches d’enseignement pour vous et vos proches.

A propos de Flupa

Flupa est une association ouverte, composée de personnes bénévoles, unies par une passion commune pour l’Expérience Utilisateur, qui prennent sur leurs temps personnel pour mener à bien tous les projets de Flupa. C’est bien l’émulation des personnes actives au sein de Flupa, l’effort collectif, les idées de chacun et les échanges de groupe qui l’a fait grandir et évoluer, toutes les bonnes volontés sont les bienvenues tant qu’elles restent bienveillantes, positives et respectueuses des valeurs de Flupa et de leurs membres.
Flupa organise des événements pour rassembler, échanger, faire grandir la communauté et bien évidemment partager. Notre objectif est de proposer des événements de qualité, à des prix abordables, au niveau national et local. En 2017 :
– Flupa a co-organisé avec l’association Designer éthiques la première édition de la conférence Ethics by Design
– Flupa connait un franc succès avec les Flupa UX-Days à Paris depuis son premier lancement en juin 2012
– Flupa organisait, en 2017, pour la seconde édition l’UX Camp à Nantes, seul barcamp dédié à l’UX en France
Tous ces évènements ne sont possibles que grâce aux bénévoles de notre réseau d’antennes, à qui flupa apporte logistique, aide pour la communication et un support financier.
Flupa c’est aussi :
– un slack ouvert aux non adhérents comme lieu d’échange
– un portail vidéo qui propose gratuitement les vidéos des conférences passées

La vie de flupa

L’actualité 2018 de Flupa démarre sur les chapeaux de roues avec une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) afin de déménager l’association Flupa Luxembourg en France comme décidé par deux reprises lors de l’AG de juin 2016 et celle de juin 2017, l’activité de Flupa se déroulant maintenant principalement en France, ce qui n’était pas le cas lors de sa création en 2008.
Afin de faire les choses dans les règles, notre équipe est conseillée par le cabinet d’avocat Luxembourgeois Sabrina Martin.
Selon le cabinet, il n’est pas possible de faire un simple déménagement de siège social car on passe une frontière en installant le siège en France. Aussi nous devons dissoudre Flupa Luxembourg et créer Flupa France. L’avocat nous recommande de faire don du “boni de liquidation” de Flupa Luxembourg à Flupa France après la dissolution. Pour ne pas causer de tort aux futurs partenaires de nos évènements (Dossier sponsoring), ces étapes administratives doivent se faire aussi rapidement que possible, notamment pour continuer à organiser les UX Days sereinement.
D’où une AGE toute fraîchement préparée pour la nouvelle année. Le conseil s’est retroussé les manches et a mis les bouchées doubles pendant les vacances de Noël pour proposer les nouveaux statuts et un règlement intérieur qui pourra (et devra) continuer d’évoluer par la suite.
Initialement prévue le 4/01 (et le 18/01 en cas de quorum non atteint), elle a été re planifiée au 12/01 afin d’ajouter les personnes n’ayant pas renouvelées leur cotisation mais pouvant toujours voter grâce à une période de tolérance prévue dans les statuts de Flupa. L’ordre du jour établi spécifiquement et uniquement pour la dissolution de Flupa Luxembourg a été joint dans la convocation envoyée à nos membres. Le 12 janvier dernier, les nouveaux statuts pour la création de Flupa France ont été validés (PV AGE 12janvier). Le quorum n’étant pas atteint pour les votes de dissolution de Flupa Luxembourg, une seconde AGE est prévue le 22/01. La création de Flupa France se fera après que la décision de la dissolution de Flupa Luxembourg soit prise. La nouvelle association aura comme membres fondateurs les membres du board actuel.

[Mise à jour le 05/02/2018 : PV de l’AGE du 22/01, Statut de Flupa France, Réglement intérieur de Flupa France. La Charte éthique est en cours.]

Ainsi la dissolution de Flupa Luxembourg et création de Flupa France nous permet aussi de remettre à plat nos “vieux statuts” datant de 2012 qui malgré de nouvelles décisions et orientations prises depuis, n’avaient pas été remis à jour. Les nouveaux statuts (Statut et Règlement intérieur en cours) donnent une part belle aux antennes qui font vivre Flupa tout au long de l’année à travers l’organisation bénévole de meetups par nos membres actifs, responsables d’antenne qui doivent redoubler d’effort et de créativité pour proposer de nouveaux formats d’animations aux quatres coins de la France, du Luxembourg, de la Suisse et de la Belgique. C’est aussi l’occasion de donner officiellement à chaque membre du board des responsabilités propres et un rôle spécifique afin que les besoins de Flupa soient couverts et mieux répartis entre ces 14 personnes de Flupa.
C’est ainsi que depuis deux ans, nous avons mis en place un week-end d’intégration, ou “Bootcamp”, réservé aux 14 personnes du board l‘année dernière, ouvert depuis cette année aux organisateurs en antennes car nous avons compris que c’est aussi en nous voyant, en passant un week-end entier ensemble, que les échanges n’en sont que plus riches et producteurs de nouveaux projets pour Flupa. Chaque membre peut ainsi se positionner sur les projets qu’il veut mettre en place pour Flupa. Etant donné la dispersion de nos membres actifs un peu partout en France, au Luxembourg, en Suisse et en Belgique, il était pour nous essentiel de se créer un moment convivial pour prendre ensemble les décisions en toute concertation. Par exemple, cette année nous en avons profité pour rencontrer une candidate secrétaire indépendante proposée par notre trésorier qui n’a pas participé à l’entretien afin que l’équipe juge d’elle-même. Les activités de Flupa se développant, la nécessité de requérir l’assistance d’une personne externe s’est faite ressentir de plus en plus vivement. Pour cette raison, et de manière transparente, un contrat de prestation a été signé avec cette secrétaire indépendante afin d’aider les membres du bureau à faire face à leurs responsabilités et devoirs. Ce contrat est à disposition de tout ceux qui souhaiterait en connaître la teneur.

Nos valeurs

Prendre des décisions au sein de Flupa n’est pas simple. Le fait que tous les membres (14 personnes au board et une dizaine d’antennes) soient éloignés de plusieurs centaines de kilomètres les uns des autres, les agendas chargés de certains, entre autres contraintes, entraînent nécessairement des discussions et des prises de décisions dans des conditions pas toujours idéales. Nous comprenons que ces conditions puissent créer des frustrations, des mécontentements en ne laissant pas toujours suffisamment la place au débat. Nous assurons cependant que toutes les décisions qui impactent le fonctionnement au quotidien et en général de l’association sont prises de manière collégiale et dans le respect le plus proche des règles et des valeurs déontologiques propres aux statuts de l’association et aux valeurs morales que nous espérons tous partager de la même manière. En effet, nous avons toujours fait le nécessaire pour mettre en place des actions discutées et validées à la majorité par le board Flupa. C’est en ayant conscience de ce constat et dans un soucis constant d’amélioration que nous avons mis en place cette année un processus de décision par vote.
Nous tenons à rappeler que Flupa garantit la protection des données de nos participants et adhérents, aucune revente n’est envisageable. Les seules rentrées d’argent de Flupa sont la vente des billets des évènements, le soutien de nos sponsors, et l’adhésion à l’association. Elles permettent à Flupa de fonctionner auprès des antennes (un budget de 500€ est alloué chaque année à chaque antenne) et de pouvoir organiser ses grands évènements nationaux (UX Days et UX Camp).
Chaque année, les comptes de Flupa sont présentés en toute transparence lors de l’AG, période pendant laquelle on revient sur les dépenses et les recettes de l’association et où chaque adhérent peut poser des questions. A la fin de l’AG, le bilan financier est voté. Etant donné la croissance d’activité de Flupa de ces dernières années, il a été décidé à l’AG 2017 de faire appel à un expert comptable. Flupa étant en plein déménagement, nous prenons conseil auprès d’experts comptables pour la tenue des comptes en attendant que les démarches administratives soient terminées. A ce moment là, nous déléguerons la tenue des comptes à un expert pour préparer la présentation des comptes de l’AG 2018.
C’est aussi à l’occasion de cette AG que sont élus les 14 membres du board pour une année, tout le monde peut se présenter. Ensuite les 14 membres élisent les 6 membres du conseil à la majorité simple sauf le président à la majorité des deux tiers. Cette année, il y a 4 nouveaux membres dans le board et deux nouveaux dans le conseil, ils restent à l’écoute de toutes vos demandes, questions, interrogations quant au fonctionnement de l’association, de la manière dont sont prises les décisions, de la gestion de la trésorerie et de tout autre aspect concernant la vie de l’association. Aucun doute ne doit jamais subsister lorsqu’il s’agit de probité, d’éthique et de fonctionnement légal de l’association. Aussi, n’hésitez pas à venir poser vos questions au board par email à info@flupa.eu dès lors qu’il vous semblerait que des questions mériteraient éclaircissement.
A très bientôt lors d’un prochain évènement Flupa 🙂

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